Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation consiste à transférer les données d’un support matériel (souvent papier) à un support numérique. Il ne s’agit pas simplement de « numériser » un document, la dématérialisation s’inscrit dans un processus complet.
Selon l’ADEME ( Agence de l’environnement et de la maîtrise énergétique)
- Un salarié utilise en moyenne 70kg de papier par an.
- Une tonne de papier équivaut à la déforestation de 17 arbres, la consommation de 26 500 litres d’eau, 3 barils de pétrole, 4 100 kilowatts et à la production de 3 mètres cubes de déchets.
- Les entreprises françaises, à elles seules, usent plus de 900 000 tonnes de déchets de papiers chaque année.
La dématérialisation est au coeur de la transition numérique des entreprises. Elle est désormais accessible à toutes les entreprises. L’Etat a donné l’exemple ces quinzedernières années dans les processus fiscaux, candidatures aux marchés publics, portail Chorus dédié à la facturation électronique pour l’ensemble des administrations publiques.
Les avantages de la dématérialisation des documents sont nombreux et les derniers freins liés aux contraintes administratives, légales, budgétaires ou à des pratiques d’usage dans certaines professions, disparaissent peu à peu.
Force probante
Encadrés par la loi du 13 mars 2000, les documents électroniques bénéficient désormais de la même valeur probante que les écrits manuscrits, sous réserve des conditions précisées à l’article 1316-1 du code civil:
“L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.”
En d’autres termes, la loi française, par transposition de la directive communautaire 1999/93/CE, permet désormais aux entreprises de numériser les documents papiers. Il est donc désormais possible de créer des copies numériques des originaux manuscrits. Il est donc possible pour qui le veut, de numériser l’ensemble des documents manuscrits tels que les contrats, factures, bulletins et autres, et de les archiver de manière électronique.
Comment engager cette dématérialisation des documents?
ECOTIC vous propose de vous accompagner dans cette démarche, de façon globale ou par étapes en fonction de vos contraintes budgétaires.